Un diagrama de flujo es
una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado
por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece
una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la
relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada
actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales,
las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de
pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales.Facilita también la
selección de indicadores de proceso.
BENEFICIOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
·
En primer lugar, facilita la obtención de una visión
transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades,
relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori.
La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose
en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman
parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
·
Permiten definir los límites de un proceso. A veces
estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos
proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
·
El diagrama de flujo facilita la identificación de los
clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia
la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
·
Estimula el pensamiento analítico en el momento de
estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
·
Proporciona un método de comunicación más eficaz, al
introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso
la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la
diagramación.
·
Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor
agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
·
Igualmente, constituye una excelente referencia para
establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los
objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
·
Facilita el estudio y aplicación de acciones que
redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por
consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
·
Constituyen el punto de comienzo indispensable para
acciones de mejora o reingeniería.
Todas estas
razones apuntan hacia el diagrama de flujo como un instrumento primordial para
la correcta gestión de los procesos.
La
realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al
hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la
gestión de procesos.
Frecuentemente
los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una
organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con
múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas
funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representación
de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la
información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la
primera actividad para modelar un proceso.
Pero ¿qué es
un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en él.
Cuando un
proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo
de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes
entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de
contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos.
Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la
oportunidad al inicio de acciones de mejora.
ELABORACION DE UN DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de
trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva
completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional
y multijerárquico.
- Determinar el proceso a diagramar.
- Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
- Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
- Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
- Revisar el diagrama de flujo del proceso.
A continuación se present un ejemplo de diagrama de
flujo de proceso.
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